Più complessa è una realtà aziendale, più è probabile che abbia stipulato negli anni contratti con svariati vendor per l’acquisizione di pacchetti software. Buona parte di questi, probabilmente, sono utilizzati dai propri dipendenti e sono senz’altro fondamentali al regolare svolgimento del business. Ma, altrettanto probabilmente, ce ne sono tanti altri che sono praticamente inutilizzati, magari sconosciuti agli stessi responsabili dell’IT. Tutto questo comporta costi e perdite non da poco per le aziende interessate, tanto che da ormai da alcuni anni il termine Software asset management è uscito dalla nicchia per diventare una pratica corrente per tantissime realtà. A complicare questo quadro di per sé per nulla semplice ci si è messo uno dei trend tecnologici più importanti del momento, vale a dire l’avvento del cloud.
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Perchè il cloud di per sè non basta
Che cambia l’utilizzo stesso del software in azienda, ormai sempre più erogato in modalità as a service e non più con i classici rinnovi annuali delle licenze. La nuvola, di per sé, non risolve però il problema dell’effettivo utilizzo del software: in effetti la modalità di erogazione “As a Service” risolve definitivamente un altro tipo di problema, quello della compliance, ovvero del rispetto dei termini di utilizzo del software con la tracciabilità delle licenze distribuite. Resta però a carico delle aziende comprendere l’effettivo impiego del proprio software cloud da parte dei propri dipendenti e collaboratori. Anzi considerando proprio che il fondamento del cloud è il modello del tipo pay per use, sarebbe veramente un peccato mortale trascurare questo aspetto. Altrimenti il vantaggio in termini di costi della nuvola rischia di rimanere soltanto sulla carta.
I benefici di una costante politica di Software asset management
Eppure, in buona parte delle aziende, a dispetto dell’avvento del cloud, la situazione rimane la stessa del passato: la conta dei software è infatti fatta spesso utilizzando soltanto fogli di calcolo o report cronologici statici, dunque non hanno una reale visibilità su “chi sta usando cosa”. Spesso si effettuano attività di verifica del software e del licensing solo in prossimità di un evento straordinario, un “compelling event” una tantum, come un rinnovo contrattuale oppure un audit del vendor. L’approccio a questa operazione in questi casi ha una ridotta durata temporale e gli stessi dati hanno un valore limitato in quanto divengono rapidamente obsoleti e quindi non attendibili. La realtà è che solo un approccio continuativo può abilitare attività di analisi approfondite che consentano di ottenere dei risparmi significativi sull’installato e di implementare nuovi e più efficaci processi di procurement. Eppure, secondo Gartner, una strategia consapevole di gestione del Software e dei processi ad esso correlati può portare a una riduzione fino al 30% della spesa sugli applicativi già a partire dal primo anno. L’importante è passare rapidamente a un processo di Software Asset Management basato su dati aggiornati, “ready to use”, e misurati quotidianamente specie per approcciare strategie di ottimizzazione e di riduzione dei costi.
Tutte le risposte in un webinar di Elmec
Gli stessi processi decisionali alla base dell’adozione di soluzioni in cloud richiedono dati approfonditi per adottare le opzioni o piani di sottoscrizione più idonei nonché le esatte quantità, specie partendo da quello che è l’effettivo utilizzo degli applicativi da parte degli utenti. Ovviamente le domande che le aziende interessate a intraprendere questo tipo di percorso possono essere numerose: in particolare, quali sono gli step seguire per gestire, monitorare e ottimizzare gli applicativi in azienda? Quali dati sul software è utile acquisire in vista di un audit o per prepararsi al GDPR? Come individuare ed abbattere i costi nascosti degli applicativi on premise e in cloud? Di tutto questo si parlerà in occasione di questo speciale webinar organizzato da Elmec, in collaborazione con Digital4, in cui saranno analizzati i diversi approcci che un’azienda può adottare nella gestione software, nonché i vantaggi garantiti dai Managed Licensing Services.
L’appuntamento con il webinar, completamente gratuito, è per il 14 febbraio 2018, dalle ore 14.30 alle 15.15. Per ulteriori informazioni e completare la registrazione è possibile consultare questo indirizzo.
