Scaffali, carta e polvere. Il viaggio nell’inefficienza di uffici e aziende parte da qui: da archivi affollati di documenti cartacei densi di informazioni potenzialmente utili al business, ma completamente scollegati dai flussi operativi più vitali.
La gestione delle informazioni è uno dei processi critici all’interno di uffici e imprese e dovrebbe essere alimentato da tutti i dati disponibili, per supportare al meglio le capacità decisionali.
La raccolta e l’organizzazione dei dati in un archivio strutturato e facilmente consultabile non è un obiettivo irraggiungibile ma obbliga alla messa a punto di un bacino informativo interamente digitalizzato, in cui i processi cartacei rivestono ancora un ruolo predominante. Infatti, nonostante l’avvento di pc, smartphone, tablet e cloud, la profezia della società senza carta non si è ancora avverata. Si stampa sempre di meno e meglio, ma in ogni caso si stampa ancora. La vera sfida, quindi, è quella di integrare tradizione e innovazione, carta e digitale.
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La stampa trova un nuovo ruolo nel processo di digitalizzazione
In questo contesto, la digitalizzazione dei documenti si sta ritagliando un ruolo sempre più importante all’interno di uffici e PMI, perché libera le informazioni contenute nelle pagine stampate, alimentando i processi di business.
La loro dematerializzazione permette, infatti, una condivisione più veloce delle informazioni, l’elaborazione di risposte in tempo reale, l’accesso da remoto ai dati, una maggiore protezione delle informazioni, flussi operativi più efficienti e completamente tracciabili, l’integrazione dei documenti in processi già digitalizzati, la veicolazione delle informazioni su più canali di comunicazione e, ultimo ma non meno importante, un risparmio sugli spazi fisici di archiviazione.
A fronte di questi vantaggi, le aziende sono sempre più consapevoli che la Trasformazione Digitale garantisce una migliore gestione interna di tutti i dati a disposizione. Questa necessità le spinge verso una dematerializzazione delle informazioni, che consente una gestione efficiente di grandi quantità di documenti da utilizzare nei diversi flussi operativi.
Migliorare l’acquisizione, l’indicizzazione e la sicurezza dei flussi documentali è fondamentale per efficientare il workflow all’interno di un ufficio. Il passaggio dai processi cartacei ai flussi di lavoro digitali è la chiave di ogni azienda di successo.
L’acquisizione documentale per una fruizione condivisa delle informazioni
Scansionare i documenti e disporre di una loro immagine in alta qualità sono due capisaldi imprescindibili di tutte le iniziative aziendali di conformità e di efficienza. Tutto ciò si traduce in un’ottimizzazione del flusso di lavoro, grazie anche alla creazione di copie professionali, alla gestione facilitata dei supporti cartacei e all’archiviazione e condivisione digitale delle informazioni su tutta la filiera interna all’organizzazione. Si tratta quindi di processi particolarmente critici che non richiedono solo strumenti altamente professionali ed in grado di supportare pesanti cicli di lavoro, ma anche soluzioni software che consentono di facilitare le attività.
I servizi di scansione e archiviazione Brother offrono la migliore soluzione per la gestione dei documenti e degli archivi elettronici, con soluzioni personalizzate e di semplice utilizzo.
Brother semplifica e velocizza la scansione dei documenti
Brother ha deciso di implementare nei suoi dispositivi numerose funzioni e soluzioni software che consentono di gestire l’informazione in maniera chiara, semplice e professionale. Sia che si opti per un modello all-in-one (con stampante, copiatore e scanner), sia che si scelga uno scanner standalone (incentrato sulla scansione con funzionalità avanzate e alta velocità), creare PDF ricercabili, effettuare scansioni in rete o dirette verso servizi Cloud o verso il proprio dispositivo mobile sarà facile e veloce, una nuova positiva esperienza di lavoro.
Inoltre, applicando sui documenti da digitalizzare barcode o QR code prodotti tramite le stampanti di etichette Brother, è possibile archiviare le informazioni ed organizzarle in maniera strutturata, sicura e veloce. L’ultima tecnologia di archiviazione automatica dei documenti con codice a barre di Brother è il software Brother Barcode Utility, la soluzione ideale per ottimizzare grandi volumi di scansione e per chi cerca una soluzione software semplice e facilmente integrabile nel flusso di lavoro aziendale. Il software Brother Barcode Utility, attraverso la lettura dei codici a barre contenuti nel documento, permette di scannerizzare documenti con più velocità e precisione, riducendo gli errori di archiviazione e creando un archivio strutturato, semplice da consultare.
Il software riconosce il codice a barre e automaticamente processa i documenti nel disco locale, all’interno della cartella di destinazione prescelta.
Questa tecnologia è indispensabile per le aziende che eseguono spesso la scansione di documenti contenenti codici a barre, come nei settori dei servizi assicurativi, nelle vendite online e nella logistica.
3 motivi per scegliere Barcode Utility:
Più facile e veloce
Ottimizza e velocizza il processo di archiviazione digitale dei documenti grazie alla scansione tramite tecnologia barcode. Bastano pochi secondi per avere un archivio strutturato: Barcode Utility raggruppa i documenti in cartelle di destinazione e li rinomina automaticamente in base alle informazioni che legge nel codice a barre.
Più sicurezza
Archiviare manualmente documenti importanti in un ambiente condiviso può causare errori o perdite di informazioni chiave. Barcode Utility offre una chiara, semplice e strutturata archiviazione digitale dei documenti: le informazioni sono lette automaticamente dal barcode e i file sono salvati nella cartella prescelta.
Riduzione degli errori
Quando i dati sono caricati manualmente, si possono commettere facilmente errori. Invece, grazie all’automatizzazione dei processi di archiviazione e utilizzando i barcode sui documenti, le copie digitali sono salvate automaticamente con il nome corretto e nella corretta cartella di destinazione: così i documenti saranno sempre facili da trovare.
