La conoscenza approfondita degli asset aziendali è alla base di qualsiasi strategia di investimento e di crescita, fornendo peraltro la garanzia di essere in regola contrattualmente con quanto, consapevolmente o meno, si possiede ed essere quindi esenti da rischi futuri. Parte proprio dalla consapevolezza dei propri beni e della loro effettiva necessità, utilizzo e compliance contrattuale la spinta all’ottimizzazione ed efficientamento delle infrastrutture tecnologiche, anche e soprattutto di quelle meno evidenti e tangibili, come le licenze software. Una corretta azione di SAM (Software Asset Management), unitamente all’applicazione delle logiche del Software Usato, può rappresentare il giusto approccio per “fare ordine” sulle tecnologie in possesso, assicurarsi di essere legalmente compliant con la contrattualistica e, magari, ricavare del budget imprevisto da impiegare per nuovi progetti di innovazione.
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SAM e Software Usato: due aspetti legati alla consapevolezza di avere asset esenti da rischi
SAM e Software Usato sono, infatti, due aspetti che possono essere trattati in parallelo nell’analisi strategica degli investimenti tecnologici delle aziende, sia che si tratti di cedere, e monetizzare, software che non serve più a fronte di nuove strategie di investimento, sia se si tratta di acquistare licenze di seconda mano per ampliare o rinnovare il parco di applicativi on-premise utili per il quotidiano funzionamento del business. In un caso e nell’altro, fondamentale è verificare di avere tutte le “carte in regola”, tutte le documentazioni che attestino il possesso e l’uso corretto delle licenze, in modo da non sollevare problemi sia da parte dei vendor software, che potrebbero contestare usi delle licenze al di fuori delle regole contrattuali (o addirittura illegali) sia da parte di ignari acquirenti di seconda mano.
Governance dei beni, ma anche dei rischi
«Alla base di qualsiasi decisione di investimento da parte di un’azienda, grande o piccola che sia, deve esserci la consapevolezza di cosa si possiede – spiega Gianluca Caputo, fondatore e amministratore di Softmine, azienda italiana specializzata sul tema del Software Usato –, una governance utile non solo come “inventario”, ma in grado anche di evidenziare eventuali rischi, di compliance e con risvolti legali, di cui troppo frequentemente non si tiene in considerazione. E, una volta che si ha una più piena conoscenza di quello che si dispone, di quanto sia legalmente corrispondente ai termini contrattuali d’acquisto e d’uso, e di come e quanto lo si stia effettivamente utilizzando, si può considerare come anche il Software Usato può intervenire per massimizzare il valore di quanto si ha in casa e ottimizzare di conseguenza il budget ricavabile e da mettere a disposizione».
Software Usato come strategia per l’innovazione
Una riprova che la pratica del Software Usato non si colloca meramente nell’ambito della transazione commerciale di vendita/acquisto di licenze, ma considera tutto un processo di analisi e consulenza approfondito, di cui le licenze di seconda mano rappresentano un tassello. Da qui la scelta di affidarsi a professionisti di realtà che forniscono servizi di SAM può portare notevoli benefici, evidenziando margini di miglioramento inespressi ed evitando il rischio di entrare in eventuali, inattesi, gineprai legali con il produttore o, comunque, il venditore del software.
«Collaborazioni che hanno permesso da un lato di evidenziare e sanare posizioni, anche inconsapevoli, di rischio contrattuale, e dall’altro di recuperare licenze che non erano più utilizzate in azienda le quali vengono analizzate per valutarne la possibile rivendita a terzi, recuperando in tal modo dei budget per poter affrontare progetti o servizi innovativi per ottimizzare i processi aziendali» puntualizza Caputo.
Snow Software, i professionisti del SAM (Software Asset Management)
Nell’ambito del Software Asset Management (SAM), Snow Software è una multinazionale svedese che si posiziona proprio con l’obiettivo di guidare le aziende verso l’adozione di tutte le best practice che possono favorirle nella gestione più corretta e sicura dei loro asset. Una gestione che, più propriamente quando si concentra sull’analisi delle applicazioni, prende una connotazione più consona di Software Lifecycle Management, proprio a evidenziare che il software, come tutti gli altri asset presenti in azienda, ha una vita, un inizio, una fine, subisce trasformazioni e invecchia.
E per poter gestire questa vita del software bisogna dotarsi di strumenti che aiutino l’azienda a interpretarne i dati.
L’analisi degli asset si complica con la corsa al cloud
«Fino a qualche tempo fa l’approccio si concentrava prevalentemente sul monitoraggio di ciò che si aveva in casa – osserva Giovanni Ottimo, territory sales manager di Snow Software -. Oggi la corsa verso il cloud, la digital transformation e il ricorso alle infrastrutture on premise, hanno imposto di affrontare il tema diversamente. La discovery, quindi, non è più sufficiente e servono dati più interattivi, spostandosi a un vero e proprio concetto di governance, che si può tradurre in presa di coscienza di che cosa si ha e di come e se lo si utilizza e cosa l’utilizzo comporta in termini di compliance, se le licenze sono in regola con i contratti sottoscritti e se sono in linea con le spese previste».
Il risultato è che se prima l’on-premise era gestibile in autonomia in casa ora, invece, che si sta andando verso il cloud, si rischia di perdere la governance del software che si ha, delegandola, di fatto, ai provider che forniscono il servizio. Ma esistono comunque strumenti per gestire anche questa evoluzione, i quali riescono a controllare non solo il possesso del software, ma anche tutta la parte riguardante la contrattualistica, elemento che a volte sfugge alla conoscenza delle aziende.
Software Usato abilitatore di consapevolezza e innovazione
«È importante che le aziende sappiano cosa hanno in casa e come lo stanno usando – commenta Caputo -, conoscendo bene anche gli aspetti contrattualistici, se sono corretti, se sono legali ed eventalmente trasferibili ad altri, in modo da potere escludere eventuali rischi. Mentre è raro trovare aziende che abbiano piena consapevolezza di questi aspetti. E nel processo dell’analisi interna, il Software Usato può fornire un valido aiuto a trovare nuove risposte, per raggiungere nuovi obiettivi sia dal punto di vista del risparmio nella fase di acquisto di alcuni applicativi sia, dall’altro lato, per liberare dei beni materiali inutilizzati reimmettendoli sul mercato e recuperando capitali per aggiornare le proprie infrastrutture».
Il software usato, in definitiva, riserva grandi potenzialità che esulano dalla mera transizione commerciale, la cui missione è aiutare perseguire le reali necessità di un’azienda. Un vero e proprio elemento abilitante, che trova il suo vero valore quando un’azienda ha piena conoscenza di quello che ha al suo interno, in che condizioni è, e di cosa necessita.
