Su ICT4Executive abbiamo più volte trattato il tema dei benefici della digitalizzazione nelle imprese (Con la digitalizzazione si possono risparmiare 200 miliardi di euro all’anno in Italia, https://www.digital4.biz/pmi/approfondimenti/perche-la-dematerializzazione-e-utile-anche-per-le-pmi_43672151295.htm, Cinque regole per impostare i progetti di dematerializzazione)
Digitalizzare le attività significa progettare e gestire in modo integrato e collaborativo i processi interni (per esempio, che coinvolgono più funzioni nella stessa organizzazione) ed esterni (verso clienti o fornitori), idealmente attraverso la condivisione delle logiche di gestione di ciascun processo e delle principali informazioni che lo caratterizzano (in forma elettronica strutturata elaborabile).
I benefici sono notevoli: si parla di risparmi potenziali di 200 miliardi di euro l’anno se si arrivasse a un’Italia Digitale, grazie soprattutto a un recupero di produttività del personale oggi spesso imbrigliato su esecuzione di attività a scarso valore aggiunto
Il modello
Il calcolo dei potenziali benefici si basa su un modello, sviluppato e affinato nel corso degli anni di attività dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione consente di dare una stima della complessità dei processi e, appunto, dei benefici unitari derivanti dalla loro digitalizzazione.
L’osservazione diretta dei processi ha permesso di individuare alcuni driver di complessità che concorrono a formare il costo di gestione, riconducibili a quattro dimensioni fondamentali:
- numero di interazioni (o “dialoghi”), ovvero il numero di interazioni tra coppie di attori che prevedono lo scambio di documenti o informazioni in logica “domanda/risposta”;
- inaccuratezza media del processo, ovvero errori e inaccuratezze dei documenti scambiati lungo il processo e che comportano l’attivazione di cicli di gestione ad hoc, i quali sono responsabili di una quota parte molto significativa dei costi totali di processo;
- complessità media dei documenti, intesa come la dimensione e caratteristiche dei documenti scambiati a supporto del processo, che impattano sui driver di stima dei costi di gestione del processo stesso;
- numero di attori coinvolti (o unità organizzative), intesi come il numero di soggetti diversi che prendono parte al processo, da cui discende il numero di coppie che devono interagire e che devono essere coinvolte nel percorso verso il cambiamento.
A partire da questi driver è quindi possibile definire il grado di complessità dei processi e confrontarli tra loro, per ottenere una stima dell’ordine di grandezza dei benefici potenziali unitari ottenibili dalla digitalizzazione dei processi presi in considerazione.
In generale, maggiore è il grado di complessità, maggiore sarà il beneficio unitario.
Un modello di stima dei benefici per classe di processo (fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione – School of Management, Politecnico di Milano)
L’esempio riportato in figura mette a confronto due processi caratterizzati da un differente numero medio di interazioni, ovvero il Ciclo dell’Ordine (un processo tipicamente caratterizzato da un medio livello di complessità generale) e il processo di gestione dei fascicoli doganali (ovvero, il processo di gestione delle attività legate all’import/export), il quale presenta un livello di complessità generale superiore al processo di gestione del Ciclo dell’Ordine.
Dall’analisi risulta, quindi, che il grado di complessità del processo di gestione dei fascicoli doganali è maggiore rispetto alla complessità del Ciclo dell’Ordine: i benefici unitari derivanti dalla Digitalizzazione dei processi risultano perciò maggiori per il fascicolo doganale – oltre 100 euro per ciascun fascicolo dematerializzato ¬– rispetto al Ciclo dell’Ordine – 60-80 euro per ciclo dematerializzato.
Per ottenere un quadro complessivo dei benefici è necessario, infine, moltiplicare il beneficio unitario per il numero medio di documenti creati: ogni anno, sono miliardi i cicli dell’ordine che vengono effettuati in Italia, mentre i fascicoli doganali sono “solo” decine di milioni.
