A prescindere dal settore in cui si opera e dalle dimensioni dell’azienda, una corretta metodologia per tenere sotto controllo le spese è essenziale per il successo dell’impresa stessa.
E mentre le grandi aziende hanno in genere sviluppato procedure di governance e metodi per capire chi compra, cosa e da chi, le PMI sono ancora in ritardo nell’adozione di soluzioni di procurement.
Storicamente, le piccole e medie aziende si sono dimostrate tiepide nei confronti dell’eProcurement, per svariati motivi: difficoltà di capirne appieno le potenzialità, mancanza di integrazione con i sistemi core dell’azienda, questioni culturali più che tecniche.
Eppure, la forte richiesta di controllo dei costi e maggiore visibilità sulle spese effettuate sta riportando il tema dell’eProcurement e dello spend management anche nell’agenda delle PMI, favorito anche dal fatto che molte funzionalità possono essere accessibili via Cloud.
La disponibilità di dati in tempo reale su chi ha comprato cosa e a che prezzo migliora anche i processi decisionali in azienda, dove il “comprare bene” ha la stessa importanza dello sviluppo di nuovo business. Le attività di acquisto diventano sempre più un fattore di competitività per le aziende, specialmente quelle manifatturiere che, mediamente, registrano un volume di approvvigionamento anche superiore al 50% del fatturato.
Tenere sotto controllo la spesa Maverick
Anche per le PMI diventa quindi sempre più importante tenere sotto controllo la cosiddetta spesa “Maverick”, vale a dire quegli acquisti effettuati senza rispettare le procedure aziendali e i relativi processi di approvvigionamento.
Come? Attraverso soluzioni di eSourcing ed eSpend Management che consentono di automatizzare i processi di SCM (Supply Chain Management), agevolando lo sviluppo di più efficaci modelli di Governance e compliance contrattuale, attraverso la gestione online del ciclo di acquisto.
L’approvvigionamento in modalità elettronica fornisce una completa tracciabilità di tutte le fasi del processo, assicurando la visibilità sui criteri di selezione dei fornitori e sull’affidamento degli appalti, con la possibilità di ricostruire, ogni qualvolta si renda necessario, i vari passaggi che hanno condotto l’azienda a una determinata decisione.
Si ritorna quindi al miglioramento del processo decisionale. Queste soluzioni aggiungono informazioni a valore sugli acquisti che sono stati fatti, su quando e perché sono stati effettuati.
E questo lungo tutto la catena del processo di acquisto: dall’analisi dei fabbisogni, all’esplorazione del mercato e richiesta d’ordine, dalla negoziazione alla verifica delle performance del fornitore fino al monitoraggio periodico di costi e consumi effettivi.
Alcuni studi dimostrano che l’integrazione fra ERP, applicazioni e soluzioni di eProcurement e analisi di spesa consente alle organizzazioni di ridurre i costi di processo dell’ordine fino al 60-70% con tempi di payback nell’ordine di 6 mesi.
Per beneficiare di questi importanti vantaggi è indispensabile avere piena visibilità sulla spesa e accesso allo storico degli acquisti. Le soluzioni di eProcurement non solo consentono di riprendere il controllo degli acquisti, ma di aggiungere informazioni vitali sui tavoli dove si discutono le strategie aziendali
