La trasformazione digitale delle aziende passa anche dalla dematerializzazione dei documenti. Gestire in modalità “paperless” le informazioni può rappresentare un valore aggiunto significativo per il business di una realtà imprenditoriale. E ha a che fare con l’ottimizzazione dei processi legati al ciclo di vita di un documento. Ecco perché molte aziende hanno già intrapreso la strada della digitalizzazione su questo fronte, sollecitate peraltro dalle regolamentazioni: una su tutte l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, che entrerà in vigore l’1 gennaio 2019.
Tuttavia, anche per chi si muove da tempo lungo il sentiero dell’innovazione, le difficoltà non mancano. E riguardano soprattutto l’integrazione tra i dati nati, gestiti e conservati in digitale e quelli cartacei, che però devono essere digitalizzati e magari incrociati con i primi. Chi punta ad affrontare problematiche di questo tipo (proponendo soluzioni) è Pfu – società del gruppo Fujitsu, attiva nel mercato degli scanner documentali in Europa – che di recente ha presentato un software innovativo. Si tratta di PaperStream Capture Pro, software per la gestione dei processi di acquisizione documentali, in grado di digitalizzare velocemente documenti cartacei di diverso tipo.
«Viviamo in un momento di profonda trasformazione per le aziende, spinta soprattutto dalle tecnologie digitali – ha spiegato Massimiliano Grippaldi responsabile vendite Italia di Fujitsu – una trasformazione che però sembra essere ancora a metà del guado. Ci sono realtà che garantiscono una gestione evoluta delle informazioni, altre invece che fanno ancora fatica a digitalizzarsi, preferendo la gestione cartacea dei documenti. L’integrazione di questi due formati è una delle criticità più grosse che le aziende devono affrontare».
Ma quali sono le caratteristiche principali di PaperStream Capture Pro? Se volessimo sintetizzarli in tre punti potremmo dire che: aiuta le aziende a rendere più efficienti i processi di acquisizione documentale; trasforma facilmente documenti di diverso tipo in dati di valore per le aziende; garantisce una user experience intuitiva e performante con la minima interazione, grazie all’estrazione automatica delle informazioni.
«Quando digitalizzo un documento voglio trovare in esso tutte le informazioni di cui ho bisogno – ha sottolineato ancora Grippaldi – si tratta di una vera e propria attività di gestione dei contenuti, e delle informazioni, da non catalogare come semplice cattura delle immagini. L’idea di avere un software che sia in grado di catturare questi dati diventa un elemento chiave nelle sfide del futuro. Sfide che riguardano principalmente la possibilità di acquisire con lo scanner i documenti cartacei, estrarre le informazioni e integrarle con quelle relative ai documenti nati già in digitale».
