La digitalizzazione è pervasiva, si sente spesso ripetere. Una dimostrazione concreta arriva dal caso che ha interessato Volkswagen Group Firenze, un’azienda che riunisce diverse realtà sul territorio fiorentino, con 6 show room, un importante centro vendita di auto usate, due punti service, una carrozzeria all’avanguardia e un centro logistico di smistamento auto. L’azienda, in un’ottica di gestione paperless e di snellimento operativo aveva esigenza di dematerializzare le fatture attive e passive, sostituire le pratiche cartacee (cartelline auto) con cartelline elettroniche, dematerializzare i contratti di vendita veicoli tramite firma grafometrica.
In particolare l’obiettivo finale richiesto dalla direzione era quello di eliminare la quasi totalità del cartaceo, in modo da concentrare tutti i documenti relativi ad una pratica auto in un solo luogo (la cartellina elettronica), fruibile dai vari soggetti interessati (prevendita, amministrazione, officina, agenzie esterne). Il problema è stato risolto da TT Tecnosistemi che, grazie all’impiego di una soluzione ARXivar, è riuscita a implementare la dematerializzazione delle cartelline contenenti tutta la documentazione attiva proveniente dal sistema gestionale e passiva proveniente dai fornitori, nonché tutti i documenti utili alla gestione del ciclo della vettura. È stata realizzata un’interfaccia client (eCartellina) che permette di inserire in maniera semplice e intuitiva i documenti in arrivo da fonti esterne, sia in forma cartacea (basandosi su barcode) che digitale (con una interfaccia drag-drop).
Inoltre, è stata sviluppata una interfaccia Web-based che mostra agli utenti la cartellina elettronica ed il suo contenuto, permettendo a prevendita, amministrazione, officina, agenzie esterne l’accesso ai dati da un’unica interfaccia centralizzata. I vantaggi dell’intervento sono stati numerosi: tra questi la riduzione dei tempi di accesso ai dati e l’aumento della fruibilità delle informazioni digitali direttamente dal software.
