Migliorare la gestione dei fornitori per un’azienda significa garantire che la catena di approvvigionamento sia sempre funzionale ed efficiente per assicurare la continuità del business. Come farlo? Attraverso una gestione degli ordini fluida e veloce. È per questo motivo che stanno affermandosi i sistemi cosiddetti Purchase-to-Pay (P2P) informatizzati.
Quando si parla di integrazione della supply chain e di armonizzazione dei processi logistici, infatti, c’è un lato oscuro che ancora non è stato realmente analizzato e risolto dalle aziende e questo è proprio il processo di fatturazione. Anello dolente della burocrazia Business To Business (B2B), il processo di fatturazione tradizionale ha diversi colli di bottiglia ma, soprattutto, diversi costi nascosti.
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B2B e P2P: perché è ora di usare dei KPI
Uno dei motivi dell’inefficienza aziendale è di tipo culturale, associato a una gestione ancora basata grandemente sulla carta. Il problema con il ciclo dell’ordine è che oggi non ci sono più solo documenti cartacei. La gestione è ibrida: ordini, DTT, fatture e pagamenti entrano ed escono dalle organizzazioni in modalità promiscua, tra e-mail, invii semistrutturati che arrivano dai processi EDI, fax e sistemi di collaboration declinati attraverso portali e servizi in cloud che stanno diversificando i tempi e i modi della fatturazione.
La questione è che poche aziende ancora applicano a questo processo i principi della buona finanza: solo il 15% dei dipartimenti di fatturazione passiva, ad esempio, tracciano le proprie metriche con tecnologie come dashboard che mostrano i KPI (Fonte: The Institute of Finance and Management. – 2015). E questo non fa emergere i tantissimi costi nascosti di una gestione troppo poco efficiente.
Gli addetti alla contabilità fornitori incontrano molte difficoltà nel dare priorità alle attività, i manager non hanno un’idea chiara delle performance del proprio team e gli addetti del finance non riescono ad avere la visibilità di cui hanno bisogno all’interno del cash flow e delle attività finanziarie e amministrative. Eppure in questo processo l’utilizzo di approcci più evoluti porta le aziende a ridurre i costi dell’80%. Una percentuale che si può calcolare utilizzando alcuni indicatori chiave di performance (KPI), che vanno monitorati:
- Il costo di gestione di una singola fattura
- Il tempo necessario per gestire ogni singola fattura
- Numero di fatture gestite al giorno da ciascun addetto
- Percentuale di fatture legate a un ordine d’acquisto
- Incidenza delle eccezioni nelle fatture
La gestione è un conto, i fornitori un altro
Molte soluzioni di automatizzazione delle fatture fornitori, infatti, lavorano a braccetto con strumenti di fatturazione elettronica, in modo che le fatture non-PO possano essere automaticamente convertite nel formato delle fatture con PO, rendendo la gestione delle eccezioni un processo senza problemi. Eppure ancora oggi in Italia solo il 6% delle aziende utilizza un sistema di fatturazione elettronico (Fonte: Osservatori Digital Innovation). Il problema del B2B è che la tipologia dei fornitori costituisce un tessuto in cui, soprattutto in Italia, la microimpresa gioca un ruolo fondamentale a livello di offerta ma ha ancora dei grossi limiti rispetto al livello di evoluzione digitale raggiunto.
Dagli appunti volanti presi per telefono relativi all’integrazione di un ordine al nutrito invio di ordini e fatture che ancora oggi viene in molti casi effettuato tramite posta tradizionale, dal venditore che manda un SMS per aggiungere alla sua copia commissioni due aggiornamenti al fornitore che passa direttamente in azienda e ne approfitta per consegnare la documentazione a mano, la casistica dei processi è davvero infinita.
Un tessuto aziendale digitalmente promiscuo
Il Governo ha posto le linee guida rispetto ai processi di dematerializzazione delle fatture ma ci sono ancora molti freni all’adozione. Digitalizzare la gestione degli ordini per dialogare con le imprese che necessitano di processi strutturati e il più possibile automatizzati per molti fornitori è un altro grosso problema: si pensi a molti piccoli agricoltori che forniscono la GDO, alle piccole aziende alimentari a conduzione semifamigliare così come a tutto il mondo della caffetteria che basa la sua attività su una tentata vendita fatta da una polverizzazione di interlocutori che lavorano in modo capillare su aree geografiche a carattere locale. Lo stesso discorso vale nell’edilizia, nel fashion, ma anche nell’automotive e persino nell’education dove centinaia di asili e scuole private gesticono una mole di fornitori in maniera assolutamente destrutturata.
La questione è che l’evoluzione digitale è ormai un processo senza ritorno e rimandare la conversione a sistemi automatici più evoluti, più integrati e più efficienti è solo controproducente: molte grandi aziende stanno tagliando i propri fornitori se non si adeguano a sistemi di gestione dei processi di fatturazione in chiave elettronica, ad esempio, e questo già molto prima che il Governo emanasse le sue direttive. La gestione automatica dal punto di vista della trasparenza operativa porta nelle aziende diversi vantaggi in termini di tracciabilità e rintracciabilità delle informazioni tali da permettere di evitare errori, tipo pagamenti duplicati, sconti non sfruttati e tempi di riconciliazione e di pagamento più lughi con uno spreco di risorse interne per risolvere i problemi di fatturazione.
Ecco i vantaggi dell’automatizzazione delle fatture fornitori riassunti in 8 punti:
- ridurre i costi operativi
- recuperare tempestivamente i dati
- evitare perdite e ridurre gli errori
- migliorare reportistica e analitiche
- eliminare pagamenti duplicati
- rafforzare la valutazione del credito
- valutare le peformance di AP e acquisti
- supportare la conformità alle normative
I clienti sono fondamentali, ma i fornitori sono indispensabili
Mettere il consumatore al centro del processo produttivo è uno dei massimi principi dell’economia. Mettere anche il fornitore al centro è una strategia. Se non si normalizza la quantità inverosimile di documenti, appunti, note e modifiche che portano le risorse a disperdere il proprio lavoro in a una serie di operazioni infinita ha un costo maggiore di quanto non sia la liquidità raggiunta a dilazionare i tempi di evasione e di pagamento associati a un’inutile burocrazia. Una verità non detta, infatti, è che l’alibi di reiterare i pagamenti con la scusa che il processo di evasione dell’ordine ha un tempo di processazione legato a dinamiche aziendali interne non regge più. Il time to market del business è tiranno e la competizione fa si che i fornitori strategici abbiano un bacino di clienti a cui rivolgersi estremamente ampio al punto da cambiare i circuiti di approvvigionamento, cambiando le loro priorità e le loro gerarchie.
Molti fornitori o distributori, infatti, applicano margini ridottissimi, di conseguenza il loro flusso di cassa è fondamentale per cui tendono a rimanere fidelizzati a chi gli garantisce pagamenti regolari. A questo si aggiunge un’altra regola del mercato: se il processo di gestione di ordini e fatture si risolve in fretta e nel migliore dei modi, anche il rapporto con i fornitori migliora il che si traduce nella possibilità per l’azienda di ottenere condizioni più favorevoli, con sconti per pagamenti anticipati, tempi di evasione dell’ordine e di consegna più veloci e possibilità di avere più attenzione in caso di necessità e di emergenza.
La digital transformation non può partire se le aziende non sistemano i propri processi di back end in un’ottica di condivisione elettronica di nuovo livello. Ricordando che oggi, grazie al cloud, la gestione informatizzata può trasformare il CAPEX in OPEX.
